Meeresrauschen statt Großstadtlärm, Sonne statt Novembergrau: Wer seinen Laptop in einer schönen Umgebung aufklappt, arbeitet motivierter. Das haben auch viele Unternehmen erkannt und bieten ihren Mitarbeitern daher die Möglichkeit, Arbeit und Urlaub zu verbinden. Erfahren Sie, was hinter dem Konzept „Workation“ steckt und wie Sie es in die Tat umsetzen können.
(Der gesamte folgende Text wurde von unserer Redakteurin ohne den Einsatz von KI geschrieben)
Workation: Was ist das und für wen eignet es sich?
Der klassische 9-to-5-Job im Büro hat in vielen Branchen ausgedient. Arbeitnehmer wünschen sich flexiblere Arbeitszeiten und -orte. So ist das Homeoffice auf breiter Basis zum Standard geworden und spätestens seit der Pandemie für viele Arbeitnehmer nicht mehr wegzudenken.
Im Zusammenhang mit der Optimierung von Job und Privatleben kommt auch der Begriff Workation ins Spiel. Das Kunstwort leitet sich von den englischen Begriffen „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) ab und bedeutet: Sie arbeiten, wo andere Urlaub machen. Diese spezielle Form des mobilen Arbeitens wurde erstmals von den „digitalen Nomaden“ praktiziert: Selbständige wie Blogger, Influencer, Podcaster und Freelancer, die ihr Geld unterwegs verdienen.
Mittlerweile ist Workation in vielen Unternehmen Teil der Unternehmenskultur und auch für Festangestellte möglich, wenn deren Arbeitsleistung nicht unbedingt in Präsenz erbracht werden muss. Das ist vor allem in folgenden Bereichen der Fall:
- Kundenservice
- Marketing
- Informatik
- Suchmaschinenentwicklung
- Buchhaltung
- Steuerberatung
- Texterstellung
- Grafik- und Webdesign
- Fotografie
- Personalwesen
- Online-Coaching
Workation: Daten und Fakten
- Nach einer Statista-Umfrage haben 66 Prozent der Befragten in Deutschland noch nie vom Begriff „Workation“ gehört oder können sich nichts unter dem Begriff vorstellen.
- 29 Prozent der deutschen Arbeitnehmer wollten im Sommer 2023 eine Workation durchführen. Weltweit waren der internationalen Statista-Umfrage zufolge die Menschen in Malaysia mit 63 Prozent am ehesten dazu bereit.
- Auf die Frage, ob ein Arbeitgeber mit Workation-Angebot bei weniger Gehalt einem anderen vorgezogen würde, antworteten rund 51 Prozent der Befragten mit ja.
- Rund 62 Prozent würden derselben Umfrage zufolge bei der Jobwahl Arbeitgeber mit Workation bevorzugen.
- Aufgeschlossen für das Arbeitsurlaub-Modell sind mit 23 Prozent vor allem die Jüngeren zwischen 18 und 24. Bei den über 55-jährigen sind es nur 5 Prozent.
Was gilt rechtlich in Bezug auf Workation?
Rechtlich gesehen ist Workation von einer Geschäftsreise mit vorherigem oder anschließendem Urlaub vor Ort abzugrenzen. Bei Workation handelt es sich um eine vorübergehende Tätigkeit an einer anderen Arbeitsstätte, der der Arbeitgeber explizit zustimmen muss.
Sie haben also keinen Rechtsanspruch auf Workation, sondern es müssen wie bei der Telearbeit entsprechende Regelungen im Betrieb getroffen werden. Das kann im Rahmen eines Passus im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geschehen, aber auch formlos, etwa per E-Mail.
Inhaltlich sollten folgende Punkte geregelt sein:
- Dauer der Workation
- Rückkehrpflicht
- Erreichbarkeit
- Widerruf und Beendigung
- Datenschutz
- Kostenerstattung
- Arbeitsmittel
Neben den nationalen Vereinbarungen greifen bei Workation im Ausland rechtlich internationale Regelungen. Innerhalb der Europäischen Union sowie der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein und Island gilt das Freizügigkeitsabkommen nach Artikel 45 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV). Demnach kann jeder Arbeitnehmer in einem EU-Staat ohne Arbeitserlaubnis im Homeoffice tätig werden. Allerdings kann je nach Zielland eine Meldepflicht bestehen, weshalb Sie sich vorab über die Modalitäten informieren sollten. Außerhalb der EU ist in den EWR-Staaten und in vielen anderen Ländern nach drei Monaten eine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis erforderlich bzw. ein Visum.
Arbeitsrechtlich gilt: Workations unterliegen aufgrund der kurzen Tätigkeit im Ausland weiterhin dem deutschen Arbeitsrecht. Erst wenn mehr als die Hälfte der Arbeitstage im Jahr in einem anderen Land erbracht werden, greift das dortige Arbeitsrecht.
Eine Abweichung gibt es bei Feiertagen: Hier sind immer die Regelungen am Urlaubsort ausschlaggebend. Auch wenn in Deutschland ein Werktag ist, haben Sie also frei. Das kann in der Praxis zu Missverständnissen und Problemen führen.
Unser Tipp deshalb: Vereinbaren Sie mit Ihrem Arbeitgeber explizit, welches Arbeitsrecht gilt und wie Feiertage gehandhabt werden.
Was sind die Vorteile von Workation und gibt es Nachteile?
Unter Palmen arbeiten, was kann daran nachteilig sein? Tatsächlich hat Workation viele Vorteile, aber auch einige Schattenseiten, die Sie sich bewusst machen sollten. Unsere kleine Pro- und Contra-Übersicht schafft Klarheit:
Workation: Vorteile
Arbeitnehmer:
- Motivation, Kreativität und gute Laune: In einer schönen Umgebung arbeitet es sich entspannter und produktiver.
- Bessere Work-Life-Balance mit mehr Zeit für Freizeitaktivitäten.
- Gegebenenfalls niedrigere Lebenshaltungskosten am Urlaubsort.
- Workations erweitern den Horizont und verbessern Sprachkenntnisse.
Arbeitgeber:
- Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und Unternehmen haben beim Anwerben von Fachkräften einen Wettbewerbsvorteil.
- Internationale Kundenkontakte und Networking lassen sich ohne zusätzliche Reisekosten realisieren.
- Workations als Teambuilding-Maßnahme stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und können frische Impulse setzen.
Workation: Nachteile
Arbeitnehmer:
- Die Freizeitverlockungen sind größer als zu Hause, so dass mehr Arbeitsdisziplin gefordert ist.
- Infrastrukturprobleme wie schlechte Internetverbindungen könnten die Arbeit beeinträchtigen.
- Durch Zeitunterschiede muss gegebenenfalls zu unpassenden Zeiten gearbeitet werden.
- Es findet kein persönlicher Austausch mit den Kollegen statt.
Arbeitgeber:
- Bei weniger pflichtbewussten Angestellten könnte die Arbeitsleistung abnehmen.
- Besprechungen und Meetings in Präsenz sind nicht möglich.
- Workations erfordern eine solide Planung und es entstehen Kosten.
- Durch die Auswahl bestimmter Mitarbeiter können Konflikte und Neid in der Belegschaft entstehen.
Was kostet Workation?
Je nach Zielland unterscheiden sich die Kosten für eine Workation erheblich. Wer im Internet entsprechende Angebote sucht, findet für Ein-Zimmer-Appartements Preise zwischen rund 300 Euro in der Türkei bis 900 Euro in Spanien (pro Monat). Winterziele wie die Kanaren bewegen sich je nach Anspruch ebenfalls in dieser Preisspanne. Dazu kommen die Kosten für die Anreise und die übrigen Lebenshaltungskosten (Essen, Verkehrsmittel, Freizeit etc.). Günstiger kommt weg, wer ohnehin ein Feriendomizil im Ausland besitzt oder bei Freunden unterkommt. Dann kann sich Workation richtig lohnen, wenn beispielsweise Lebensmittel viel günstiger sind als in Deutschland.
Tipp: Planen Sie einen längeren Auslandsaufenthalt, können Sie Ihre Wohnung untervermieten und so einen Teil der Workation finanzieren.
Auslandskranken-Versicherung: Bei der Workation gut geschützt
Erkranken Sie während Ihrer Workation oder haben einen Unfall, schützt eine Auslandskranken-Versicherung vor hohen Kosten. Denn selbst in den Ländern der EU erfolgt die Behandlung häufig in privaten Praxen und Kliniken, so dass die heimische gesetzliche Krankenkasse nicht alles bezahlt – die Differenz übernimmt die Reisekrankenversicherung. In Ländern außerhalb der EU übernimmt sie alle Behandlungskosten. Schließen Sie diese wichtige Zusatzversicherung deshalb vor Ihrer Workation bequem online bei der BavariaDirekt ab.
Auslandskrankenschutz – bei der Workation gut geschützt
Erkranken Sie während Ihrer Workation oder haben einen Unfall, schützt eine Auslandskranken-Versicherung vor hohen Kosten. Denn selbst in den Ländern der EU erfolgt die Behandlung häufig in privaten Praxen und Kliniken, so dass die heimische gesetzliche Krankenkasse nicht alles bezahlt – die Differenz übernimmt die Reisekrankenversicherung. In Ländern außerhalb der EU übernimmt sie alle Behandlungskosten. Schließen Sie diese wichtige Zusatzversicherung deshalb vor Ihrer Workation bequem online bei der BavariaDirekt ab.
Sozialabgaben und Steuern: In welchem Land sind sie zu entrichten?
Eine häufige Frage bei Workation im Ausland ist, ob die Sozialabgaben und Steuern in Deutschland oder am Arbeitsort zu entrichten sind. Sozialversicherungsrechtlich gilt: Wer mindestens 25 Prozent der Arbeitsleistung in Deutschland erbringt und hier seinen Wohnsitz hat, unterliegt innerhalb der EU der hiesigen Sozialversicherungspflicht. Lassen Sie sich auf jeden Fall von Ihrem Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung über die Sozialversicherung in Deutschland ausstellen. So kommen Sie bei Überprüfungen im EU-Ausland nicht in Schwierigkeiten. Außerhalb der EU sind die länderspezifischen Abkommen zu beachten.
Bei den privaten Versicherungen einer Workation sollte eine Auslandskrankenversicherung nicht fehlen, selbst wenn im Zielland EU-Recht gilt und Sie als gesetzlich Versicherter die Gesundheitskarte vorlegen können. Die gesetzlichen Krankenkassen übernehmen nur die Behandlungen in öffentlichen Praxen oder Krankenhäusern und diese entsprechen immer nur dem dortigen Standard und der ist nicht immer der beste. Im Beitrag „Wichtige Versicherungen für Selbständige“ finden Sie zusätzliche Informationen rund um das Thema.
Beim Lohnsteuerrecht greift die 183-Tage-Regel: Sie besagt, wer jährlich mehr als 183 Tage im Ausland tätig ist, wird steuerlich auch dort veranlagt, ansonsten in Deutschland. Die Regelung erstreckt sich aber nur auf Angestellte und auf Länder, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht. Das sind rund 100 Länder. Bei exotischen Reisezielen kann jedoch ab dem 1. Tag der Tätigkeit im Ausland Lohnsteuer fällig werden.
Wichtig zu wissen: In die 183 Tage fließen auch Feiertage, Wochenenden und je nach Doppelbesteuerungsabkommen Urlaubstage ein!
Voraussetzungen und Planung: 7 Tipps für eine gelungene Workation
Eine sorgfältige Vorbereitung der Workation ist sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen. Wenn Sie auf die folgenden Punkte achten, steht einem geglückten „Arbeitsurlaub“ nichts im Wege:
- Besprechen Sie mit dem Arbeitgeber Ihre Wünsche und die gegenseitigen Erwartungen. Je offener die Kommunikation ist, desto weniger Probleme gibt es später.
- Legen Sie die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit konkret fest, insbesondere, wenn der Urlaubsort in einer anderen Zeitzone liegt.
- Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsausstattung und die technische Infrastruktur vor Ort ausreichen: Ist das WLAN im Hotel stabil, das Internet schnell? Steckdosen-Adapter nicht vergessen!
- Gibt es an Reiseorten mit sommerlicher Hitze ein klimatisiertes Arbeitszimmer?
- Klären Sie alle Fragen rund um den persönlichen und arbeitsrechtlichen Versicherungsschutz, Kostenregelungen, Steuern, Datenschutz etc. unbedingt VOR Antritt der Workation und halten Sie alles schriftlich fest.
- Hinterfragen Sie sich selbst kritisch: Sind Sie in der Lage, Arbeit und Zeitmanagement an einem Urlaubsort eigenverantwortlich zu organisieren?
- Im Zweifel planen Sie zunächst nur eine kurze Test-Workation: So können beide Seiten sehen, wie gut es klappt.
Das sind die beliebtesten Workation-Reiseziele
Die Vorteile einer Workation haben Sie überzeugt und Sie möchten das Ganze gerne einmal ausprobieren? Dann fehlt nur noch das geeignete Zielland. Unter den Top-Destinationen sind vor allem europäische Länder wie Griechenland, Spanien, Italien, Portugal, Kroatien, Frankreich, die Niederlande und Irland zu finden, aber auch die Türkei oder Ägypten. Sonnenhungrige, die dem trüben Winter in Deutschland entfliehen möchten, sind mit Atlantikinseln wie Madeira (Portugal) und den Kanaren (Spanien) gut beraten. Da sie zur EU gehören, gibt es in puncto Steuer, Sozialabgaben, Arbeitsrecht und Versicherung bei der Workation nichts Außergewöhnliches zu beachten.
Workation bringt frischen Wind in den Job
Wer Workation rechtlich und organisatorisch gut plant und vorbereitet, kann durch die Verbindung eines Auslandsurlaubs mit der Arbeit wertvolle neue Erfahrungen sammeln. Nicht jedem liegt es aber, Freizeit und Job so eng zu verknüpfen. Wer schon im Homeoffice Probleme hat, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wird an einer Workation kaum Freude haben. Auch für familiär stark eingebundene Arbeitnehmer kommt das Konzept weniger infrage. Alle anderen können mit einer Workation frischen Wind in ihr Berufsleben bringen.
Worauf Sie achten sollten, wenn Sie im Urlaub krank werden oder einen Unfall haben, lesen Sie in unserem Magazinbeitrag „Krank im Urlaub“. Und wie es um den Gesundheitsschutz im Homeoffice steht, erfahren Sie im Artikel „Arbeitsunfall im Homeoffice“.
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